Vier generaties vakkennis, nu zichtbaar voor de klant en gedragen door het hele team

Hout De Groote is een familiebedrijf in Lokeren dat teruggaat tot 1890, toen Frans De Groote er wagenmakerij De Ploeg opstartte. Intussen is de vierde generatie aan de slag. Het bedrijf levert hout, plaatmateriaal en afgeleide producten voor binnen en buiten, met een eigen leveringsdienst, een atelier voor maatwerk en een groothandel die hout importeert en exporteert. 

Sinds de oorlog in Oekraïne en de sancties tegen Rusland is het speelveld grondig veranderd. Vroeger kwam het grootste deel van de omzet uit de groothandel, die hout uit Rusland invoerde. Vandaag komt ongeveer 60% van de omzet uit de kleinhandel: schrijnwerkers, aannemers en doe-het-zelvers die in Lokeren hun materiaal en advies komen halen. Die klanten zijn trouw en lovend over het advies dat ze krijgen. Om de kleinhandel verder te laten groeien, moest Hout De Groote ook nieuwe klanten bereiken en zijn vakkennis zichtbaarder maken. 

TONC startte de samenwerking in december 2024 met een strategische oefening: op zoek naar de unieke smoel van Hout De Groote, en naar wat er nodig was om die vakkennis commercieel te laten werken. Van daaruit groeide een breder traject, van communicatie en campagnes tot gastvrijheid en de interne processen. 

• Een verschuiving van groothandel naar kleinhandel, waardoor schrijnwerkers en doe-het-zelvers belangrijker werden dan ooit
• Veel vakkennis en productkennis in huis, maar vooral bij een beperkt aantal ervaren medewerkers 
• Weinig marketing en een beperkte zichtbaarheid bij potentiële nieuwe klanten 
• Een toonzaal die vooral producten toonde, waardoor de klant zelf moest uitzoeken welke oplossing bij zijn project paste 
• Een bedrijf dat voor elke klant goed wil doen, met als keerzijde dat focus en structuur soms ontbraken 
• Een administratie met veel papier en manuele opvolging, waardoor informatie kon verloren gaan tussen balie, magazijn en atelier 
• Een voortdurende zoektocht naar nieuwe medewerkers, zoals bij zoveel bedrijven in de sector

1. Unieke smoel-oefening, voorjaar 2025 

• Cijferanalyse, analyse van het speelveld, klantenbevraging, SWOT-analyse 
• Merkpersoonlijkheid bepaald: Allemansvriend en Wijze 
• Unieke smoel scherpgesteld: vanuit passie voor hout en techniek de hedendaagse houtverwerker vakkennis en oplossingen op maat bieden

2. Communicatieplan 2025-2026

• Twee kerndoelgroepen uitgewerkt: de professionele schrijnwerker en de doe-het-zelver, elk met eigen noden en kanalen 
• Kernboodschappen vastgelegd: Hout De Groote als one-stop-shop voor houtoplossingen, met extra diensten zoals zagen, schaven, frezen, dompelen en oliën, kennis en expertise in huis en persoonlijk contact 
• Een seizoenskalender per doelgroep, met een thema per maand over website, sociale media, nieuwsbrief en flyers 
• Deelname aan de Open Bedrijvendag, met een grote opkomst 

3. Themadagen Lente, maart 2026

• Een lentecampagne over drie themaweekends, met als doel meer gerichte bezoekers naar de toonzaal te brengen: tuinhuizen (13 en 14 maart), terrassen (20 en 21 maart) en omheiningen (27 en 28 maart)
• Organische en betaalde content op sociale media, waaronder video’s en Facebook-events, en de Flying Marketeer ter plaatse tijdens de eventweekends 
• Flyer, banner, advertentie in een magazine, content voor de digitale schermen in de toonzaal en mailings 
• Eventondersteuning: een kortingsbon, oriënterende communicatie ter plaatse en contact met leveranciers voor demonstraties 

4. Gastvrijheidsreis, september 2025 tot heden

• Basistraject in het najaar van 2025, rond gastvrijheid als attitude: oprechte persoonlijke aandacht voor de klant én voor elkaar
• Verdieping in 2026 onder begeleiding van Charlotte Cools: een observatiemoment met één-op-ééngesprekken, verdiepingsworkshops en een borgingsadviesgesprek 
• Werken aan interne gastvrijheid en een aanspreekcultuur: feedback geven en ontvangen, en persoonlijk leiderschap nemen 
• Van verkoper naar adviseur en gastheer, zodat elke klant zich welkom, gehoord en gezien voelt 

5. Processen standaardiseren, professionaliseren en documenteren, februari 2026 tot heden 

• Een traject in drie fases om de administratieve kernprocessen te standaardiseren, te professionaliseren en te documenteren, met een adviseur die wekelijks een volledige dag ter plaatse is 
• Fase 1: interviews en meeloopmomenten op bureau, in het magazijn en in het atelier, met een proceskaart van offerte tot factuur, een overzicht van de papierstromen en de belangrijkste knelpunten 
• Fase 2: de nieuwe werking uittekenen en invoeren, met Microsoft Teams als communicatiekanaal, een kennisbank en de digitalisering van het magazijn

•  Een scherp geformuleerde unieke smoel en een merkkompas dat richting geeft aan elke boodschap 
• Een communicatieplan per doelgroep en per seizoen, waar er vroeger weinig aan marketing werd gedaan 
• Een grote opkomst tijdens de Open Bedrijvendag 
• De Themadagen Lente leverden 15% meer omzet op ten opzichte van dezelfde periode in 2025 
• Meer samenhorigheid in het team: collega’s praten weer vlot met elkaar. Die interne gastvrijheid is de basis voor hoe elke klant ontvangen wordt 
• Microsoft Teams als vast communicatiekanaal, een kennisbank die nu gevuld wordt en een magazijn dat gedigitaliseerd wordt: de eerste stappen naar vakkennis die gedeeld en overdraagbaar is

• Van vakkennis bij enkele ervaren medewerkers naar kennis die gedocumenteerd, gedeeld en overdraagbaar wordt 
• Van voor iedereen alles willen zijn naar een heldere unieke smoel en een merkkompas als leidraad 
• Van weinig marketing naar een seizoensplan per doelgroep en gerichte campagnes die meetbaar omzet opleveren 
• Van producten tonen naar houtoplossingen aanbieden 
• Van verkoper naar adviseur en gastheer 
• Van papier en losse afspraken naar een digitale, gestructureerde werking

De samenwerking tussen Hout De Groote en TONC loopt verder. Vanuit hetzelfde fundament, de unieke smoel, het merkkompas en het communicatieplan, wordt nu gebouwd aan de volgende stap: een organisatie waarin de vakkennis van vier generaties gedeeld wordt met het hele team en zichtbaar is voor elke klant. 

• Verdere professionalisering van de werking, met de uitbouw van de kennisbank en de digitalisering van het magazijn, 2027
• Borging van de gastvrijheidsreis, zodat gastvrijheid verankerd raakt in de dagelijkse werking en in het DNA van het bedrijf, voorjaar en najaar 2026 
• Verdere uitrol van het communicatieplan volgens de seizoenskalender, 2026-2027